Accéder au tableau de bord
Suivez le lien d'invitation reçu par courriel, ou rendez-vous sur dashboard.fourwaves.com et connectez-vous.
Une fois connecté, sélectionnez l'événement auquel vous avez été ajouté comme membre du Comité de programme.
Vous arriverez sur le tableau de bord de l'événement, avec un menu à gauche affichant Aperçu, Soumission > Soumissions, Évaluation > Évaluations, et Programme.
Cliquez sur une section du menu pour la déplier et voir ses sous-pages.
Qu'est-ce que le Comité de programme?
Le Comité de programme regroupe les membres qui aident à gérer le volet scientifique/académique d'un événement. Vous assignez les soumissions aux évaluateurs, décidez du sort des soumissions, construisez l'horaire, et communiquez avec les auteurs, les présentateurs et les évaluateurs.
Aperçu
La page Aperçu vous donne un portrait d'ensemble de l'événement : ses dates et son lieu, ainsi que des chiffres rapides sur les soumissions et les évaluations.
Soumissions
La page Soumissions liste toutes les soumissions collectées pour l'événement, avec des colonnes vous donnant différentes informations sur la soumission (nom du soumissionnaire, son courriel, sa thématique, son type de présentation, le statut de décision, les évaluations assignées, le score d'évaluation, ses choix, etc).
Pour chaque soumission, vous pouvez :
Voir et modifier les détails de la soumission.
Voir les évaluations de cette soumission.
Modifier les décisions : accepter, refuser, ou modifier la décision sur le ou les types de présentation d'une soumission.
Assigner des évaluateurs à une ou plusieurs soumissions.
Ajouter des soumissions aux sessions partout dans l'horaire (Programme).
Contacter les auteurs et présentateurs par courriel.
Retirer ou supprimer une soumission.
Exporter la liste des soumissions vers Excel, exporter les fichiers de soumission, et générer des livrets, des étiquettes d'affiche ou des certificats pour les présentateurs.
Pour ouvrir une soumission :
Survolez son titre et cliquez sur Vue rapide pour faire apparaître un aperçu de la soumission via un panneau à droite (infos du soumissionnaire, décisions, et sessions programmées) sans quitter la liste.
Cliquez sur Vue complète dans ce panneau (ou sur le titre lui-même) pour ouvrir la page complète de la soumission, avec les onglets Informations et Évaluations. L'onglet Évaluations montre toutes les évaluations assignées, et potentiellement complétées, pour cette soumission.
Depuis cette page, vous pouvez aussi modifier la soumission ou la retirer.
Pour accomplir certaines actions sur une ou plusieurs soumissions, vous devez
Sélectionner la/les soumission(s) via la case à côté de chaque soumission (ou la case d'en-tête pour toutes les sélectionner).
Une barre d'outils apparaît alors au-dessus du tableau avec : Contacter, Assigner des évaluateurs, Ajouter à une session, Modifier les décisions, Modifier, et Supprimer.
Cliquez sur l'action voulue :
Contacter ouvre un compositeur de courriel adressé aux auteurs/présentateurs des soumissions sélectionnées. Voir Sélectionner les destinataires pour les courriels de soumissions et Envoyer des courriels pour plus de détails :
Assigner des évaluateurs ouvre un court assistant où vous choisissez le ou les évaluateurs, la méthode d'assignation, et les paramètres d'évaluation. Pour plus de détails, voir l'article Assigner des soumissions aux évaluateurs :
Ajouter à une session montre toutes les sessions déjà ajoutées à l'horaire, afin que vous puissiez y ajouter la ou les soumissions sélectionnées. Voir Ajouter des présentations à votre programme pour plus de détails :
Modifier les décisions vous permet de définir la décision (acceptée, refusée, en attente) séparément pour chacun de vos types de présentation. Voir Changer la décision d'une ou plusieurs soumissions pour plus de détails :
Modifier ouvre la ou les soumissions pour modification.
Supprimer retire définitivement la ou les soumissions
Évaluation
La page Évaluations liste toutes les évaluations, pour toutes les soumissions et tous les évaluateurs, au même endroit.
À partir d'ici, vous pouvez :
Voir toutes les évaluations complétées ou à faire, y compris leurs pointages et commentaires écrits.
Modifier une évaluation au nom d'un évaluateur si une correction est nécessaire.
Contacter un évaluateur directement depuis cette page.
Supprimer une évaluation.
Voir quelles évaluations sont À évaluer, Complétées, ou marquées comme Conflit d'intérêts; les évaluateurs peuvent eux-mêmes déclarer un conflit d'intérêts depuis leur propre évaluation, ce qui explique comment une évaluation se retrouve dans cet état.
Utilisez Recherche, Filtres et Colonnes de la même façon que sur la page Soumissions pour affiner ce que vous consultez.
Pour ouvrir une évaluation : cliquez sur le titre de la soumission. Vous verrez la soumission complète (résumé, types de présentation, fichiers téléversés) et le pointage de l'évaluateur : un pointage global, un pointage pour chaque critère demandé dans le formulaire, ainsi que ses commentaires écrits.
Pour modifier une évaluation : cliquez sur Modifier à côté du nom de l'évaluateur, puis mettez à jour le pointage ou le commentaire souhaité et enregistrez. Utile si un évaluateur a fait une erreur.
Pour accomplir certaines actions sur une ou plusieurs évaluations :
Sélectionnez la case à côté de chaque évaluation sur laquelle vous voulez accomplir une action.
Une barre d'outils apparaît avec Contacter et Supprimer.
Réassigner une évaluation à quelqu'un d'autre? Il n'y a pas de bouton « réassigner » distinct : la suppression de l'évaluation est le mécanisme utilisé. Si un évaluateur déclare un conflit d'intérêts, ou si vous avez simplement besoin d'une autre personne : supprimez son évaluation ici, puis allez dans Soumission > Soumissions, sélectionnez la soumission et utilisez Assigner des évaluateurs pour l'assigner à quelqu'un de nouveau.
Programme
La page s'ouvre sur une vue de l'horaire jour par jour, découpée en plages horaires. Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, utilisez les onglets de dates en haut pour changer de journée. Chaque plage horaire montre les sessions programmées à ce moment (nom, salle, thématique, et description). Contrairement à un responsable de thématique (Track Chair), qui ne voit que les sessions de sa ou ses propres thématiques, un membre du Comité de programme voit l'ensemble de l'horaire.
Sur cette page, vous pouvez :
Ajouter, modifier ou supprimer des sessions (nom, description, heure, salle, thématique).
Ajouter un lien de diffusion en direct (Zoom, YouTube, etc.) à une session en l'associant à une salle virtuelle.
Ajouter des présentations à une session et définir leur ordre et leur plage horaire.
Étiqueter des sessions pour faciliter la navigation.
Exporter l'horaire.
Pour créer une nouvelle session : faites défiler jusqu'en bas de la journée, puis cliquez sur Ajouter une session.
Pour modifier une session existante : survolez la session et cliquez sur l'icône Modifier (le crayon). Cela ouvre le formulaire de la session, où vous pouvez mettre à jour son nom, sa description, son heure, sa salle ainsi que sa thématique.
Pour ajouter une étiquette à une session : cliquez sur Ajouter un tag sur la carte de la session et choisissez (ou créez) un tag. Les tags vous permettent de marquer des sessions pour plus aisément les filtrer (par exemple, par thème ou par format). Voir Créer et utiliser des étiquettes pour les sessions dans le programme pour plus de détails.
Pour voir le contenu d'une session : cliquez sur Présentations (#) sur la carte de la session. Chaque présentation a six points sur sa gauche que vous pouvez utiliser en cliquant-glissant dessus pour la réordonner, ou vous pouvez définir une plage horaire individuelle pour chacune, ou retirer complètement une présentation de la session. Consultez Définir les horaires des présentations pour en savoir plus sur les différentes façons de programmer les horaires des présentations.
Pour ajouter un lien de diffusion en direct (Zoom, YouTube, etc.) à une session : ouvrez le champ Salle de la session et choisissez une salle déjà configurée avec une diffusion, ou créez une nouvelle salle et configurez-la là. Pour modifier une salle existante, cliquez sur l'icône crayon à côté du champ Salle.
Cela ouvre le panneau Modifier la salle, où vous pouvez définir le champ Diffusion en direct de la salle.
Cliquez sur le menu déroulant Diffusion en direct pour voir les options : Aucune, Session d'affiche virtuelle, ou Plateforme externe (Zoom, YouTube, Vimeo, et d'autres services comme Microsoft Teams ou Cisco Webex). Choisissez Plateforme externe et collez l'URL de diffusion dans le champ qui apparaît.
Le lien de diffusion appartient à la salle, pas à la session; toute session assignée à cette salle en hérite automatiquement. Notez que même si le bouton Rejoindre s'affiche sur la page publique du programme, les participants doivent être connectés à leur compte Fourwaves et inscrits à l'événement pour pouvoir y accéder. Voir Liens de diffusion en direct (Livestream) pour plus de détails.
Pour ajouter une présentation à une session : cliquez sur Ajouter une présentation à l'intérieur de la session. Cela vous amène à la page Soumissions. Voir Ajouter des présentations à votre programme pour plus de détails.
Pour exporter l'horaire : cliquez sur Exporter en haut à droite de la page Programme.
Référence rapide : où dois-je aller pour...
Tâche | Où aller |
Consulter les statistiques de l'événement en un coup d'œil | Aperçu |
Voir toutes les soumissions | Soumission > Soumissions |
Voir les évaluations d'une soumission précise | Ouvrir la soumission → onglet Évaluations |
Envoyer un courriel à un auteur ou présentateur | Soumission > Soumissions → sélectionner la ou les lignes → Contacter |
Assigner un évaluateur à une soumission | Soumission > Soumissions → sélectionner la ou les lignes → Assigner des évaluateurs |
Accepter/refuser une soumission | Soumission > Soumissions → sélectionner la ou les lignes → Modifier les décisions |
Retirer ou supprimer une soumission | Ouvrir la Vue complète de la soumission → Retirer, ou sélectionner la ou les lignes → Supprimer |
Suivre la progression d'un évaluateur pour tout l'événement | Évaluation > Évaluations |
Corriger le score ou les commentaires d'une évaluation | Évaluation > Évaluations → ouvrir l'évaluation → modifier → Enregistrer |
Envoyer un courriel à un évaluateur | Évaluation > Évaluations → sélectionner la ou les lignes → Contacter |
Réassigner une évaluation à quelqu'un d'autre | Évaluation > Évaluations → Supprimer l'évaluation, puis Soumissions → Assigner des évaluateurs |
Construire ou modifier l'horaire | Programme |
Ajouter un lien de diffusion à une session | Programme → modifier la session → configurer/créer une Salle virtuelle avec le lien |
Ajouter une présentation/affiche à une session | Programme → ouvrir la session → Ajouter une présentation |
Exporter la liste des soumissions, l'horaire, les attestations, etc. | Soumission > Soumissions → Actions, ou Programme → Exporter |
Ce qui est hors de votre accès
En tant que membre du Comité de programme, vous ne pourrez pas :
Ouvrir ou modifier le site web de l'événement, ses pages, ou contenu (l'onglet Website est visible dans votre menu, mais son accès reste réservé au rôle Organisateur).
Gérer les inscriptions, les paiements, les factures, ou les codes de coupon.
Modifier les paramètres de l'événement ou ajouter/retirer d'autres membres du comité (géré sous Paramètres > Comité, accessible uniquement aux Organisateurs).