Accéder au tableau de bord
Suivez le lien d'invitation reçu par courriel, ou allez sur dashboard.fourwaves.com et connectez-vous.
Une fois connecté, sélectionnez l'événement auquel vous avez été ajouté en tant que Responsable de thématique.
Vous arriverez sur le tableau de bord de l'événement, avec un menu à gauche affichant Aperçu, Site web, Soumission > Soumissions, Évaluation > Évaluations, et Programme.
Cliquez sur n'importe quelle section du menu pour la déplier et voir ses sous-pages.
C'est quoi un Responsable de thématique?
Un Responsable de thématique est un membre du comité responsable d'une ou plusieurs thématiques (qu'on peut voir comme un thème ou un sujet). Vous assignez les soumissions aux évaluateurs de votre thématique, décidez des résultats et gérez les sessions, mais uniquement pour la ou les thématiques qui vous ont été assignées.
Tout ce que vous voyez et faites ici (soumissions, évaluateurs et sessions) est limité à votre ou vos thématiques assignées.
Aperçu
La page Aperçu vous donne un instantané de l'événement : ses dates et son lieu, ainsi que des décomptes rapides des soumissions et des évaluations.
Soumissions
La page Soumissions liste toutes les soumissions de votre ou vos thématiques, avec des colonnes vous donnant différentes informations sur la soumission (nom du soumissionnaire, son courriel, sa thématique, son type de présentation, le statut de décision, les évaluations assignées, le score d'évaluation, ses choix, etc).
Pour chaque soumission de votre ou vos thématiques, vous pouvez :
Consulter et modifier les détails de la soumission.
Voir les évaluations de cette soumission.
Modifier les décisions (accepter, rejeter ou changer la décision d'une soumission).
Assigner des évaluateurs à une ou plusieurs soumissions, limité aux évaluateurs de votre ou vos thématiques.
Ajouter des soumissions à des sessions de votre thématique (Programme).
Contacter les auteurs et présentateurs par courriel.
Retirer ou supprimer une soumission.
Exporter la liste des soumissions en Excel.
Pour ouvrir une soumission :
Survolez son titre et cliquez sur Vue rapide pour voir un panneau récapitulatif à droite (infos du soumissionnaire, décisions et sessions programmées) sans quitter la liste.
Cliquez sur Vue complète dans ce panneau (ou sur le titre lui-même) pour ouvrir la page complète de la soumission, avec les onglets Informations et Évaluations. L'onglet Évaluations affiche toutes les évaluations assignées à cette soumission.
Depuis cette page, vous pouvez aussi modifier la soumission ou la retirer.
Pour agir sur une ou plusieurs soumissions :
Cochez la case à côté de chaque soumission sur laquelle vous voulez agir (ou la case d'en-tête pour tout sélectionner).
Une barre d'outils apparaît au-dessus du tableau avec : Contacter, Assigner des évaluateurs, Ajouter aux sessions, Modifier les décisions, Modifier, et Supprimer.
Cliquez sur l'action dont vous avez besoin :
Contacter ouvre un éditeur de courriel adressé aux auteurs et présentateurs des soumissions sélectionnées. Consultez Sélectionner les destinataires des courriels de soumission et Envoyer des courriels groupés pour en savoir plus.
Assigner des évaluateurs ouvre un court assistant où vous choisissez le ou les évaluateurs (limité à ceux de votre ou vos thématiques), la méthode d'assignation et les paramètres d'évaluation. Pour en savoir plus, consultez l'article Assigner des soumissions aux évaluateurs.
Ajouter aux sessions affiche les sessions de votre ou vos thématiques, afin que vous puissiez y ajouter la ou les soumissions sélectionnées. Consultez Ajouter des présentations à votre horaire pour en savoir plus.
Modifier les décisions vous permet de définir la décision (Acceptée, Rejetée, En attente) séparément pour chacun de vos types de présentation. Consultez Modifier la décision d'une ou plusieurs soumissions pour en savoir plus.
Modifier ouvre la ou les soumissions pour modification.
Supprimer retire définitivement la ou les soumissions.
Évaluation
La page Évaluations liste, au même endroit, toutes les évaluations liées aux soumissions de votre thématique.
À partir d'ici, vous pouvez :
Voir toutes les évaluations complétées ou à faire, y compris leurs pointages et commentaires écrits.
Modifier une évaluation au nom d'un évaluateur si une correction est nécessaire.
Contacter un évaluateur directement depuis cette page.
Supprimer une évaluation.
Voir quelles évaluations sont À évaluer, Complétées, ou marquées comme Conflit d'intérêts; les évaluateurs peuvent eux-mêmes déclarer un conflit d'intérêts depuis leur propre évaluation, ce qui explique comment une évaluation se retrouve dans cet état.
Utilisez Recherche, Filtres et Colonnes de la même façon que sur la page Soumissions pour affiner ce que vous consultez.
Pour ouvrir une évaluation : cliquez sur le titre de la soumission. Vous verrez la soumission complète (résumé, types de présentation, fichiers téléversés) et le pointage de l'évaluateur : un pointage global, un pointage pour chaque critère demandé dans le formulaire, ainsi que ses commentaires écrits.
Pour modifier une évaluation : cliquez sur Modifier à côté du nom de l'évaluateur, puis mettez à jour le pointage ou le commentaire souhaité et enregistrez. Utile si un évaluateur a fait une erreur.
Pour agir sur une ou plusieurs évaluations :
Cochez la case à côté de chaque évaluation sur laquelle vous voulez agir.
Une barre d'outils apparaît avec Contacter et Supprimer.
Contacter ouvre un éditeur de courriel adressé au ou aux évaluateurs sélectionnés; c'est le même éditeur que celui utilisé depuis la page Soumissions, mais adressé aux évaluateurs plutôt qu'aux auteurs et présentateurs.
Supprimer retire définitivement l'évaluation.
Réassigner une évaluation à quelqu'un d'autre? Il n'y a pas de bouton « réassigner » distinct : la suppression de l'évaluation est le mécanisme utilisé. Si un évaluateur déclare un conflit d'intérêts, ou si vous avez simplement besoin d'une autre personne : supprimez son évaluation ici, puis allez dans Soumission > Soumissions, sélectionnez la soumission et utilisez Assigner des évaluateurs pour l'assigner à quelqu'un de nouveau.
Programme
La page s'ouvre sur une vue jour par jour, en blocs horaires, de l'horaire. Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, utilisez les onglets de dates en haut pour changer de jour. Chaque plage horaire affiche les sessions programmées à ce moment (nom, salle, thématique et description).
Pour les sessions de votre ou vos thématiques, vous pouvez :
Modifier les sessions (description, et Durées des présentations : Durée égale ou Durée inégale).
Ajouter des présentations à une session et définir leur ordre et leurs plages horaires individuelles.
Étiqueter les sessions pour le filtrage.
Exporter l'horaire.
Pour modifier une session existante de votre thématique : survolez la session et cliquez sur l'icône Modifier (crayon). Cela ouvre le formulaire de la session, où vous pouvez mettre à jour sa Description et définir les Durées des présentations sur Durée égale (répartition égale) ou Durée inégale (définie individuellement).
Pour étiqueter une session : cliquez sur Ajouter une étiquette sur la carte de la session et choisissez (ou créez) une étiquette. Les étiquettes vous permettent de marquer les sessions pour un filtrage au-delà de la thématique (par exemple, par thème ou par format). Consultez Créer et utiliser des étiquettes sur les sessions de l'horaire pour en savoir plus.
Pour voir le contenu d'une session : dépliez Présentations (#) sur la carte de la session. Chaque présentation a six points à sa gauche que vous pouvez cliquer et glisser pour la réordonner, ou vous pouvez définir une plage horaire individuelle pour chacune. Consultez Définir les horaires des présentations pour en savoir plus sur les différentes façons de programmer les horaires des présentations.
Pour ajouter une présentation à une session : cliquez sur Ajouter une présentation à l'intérieur de la session, ce qui vous amène à la page Soumissions. Consultez Ajouter des présentations à votre horaire pour en savoir plus.
Pour exporter l'horaire : cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit de la page Programme.
Non accessible aux Responsables de thématique : créer de nouvelles sessions, et modifier la salle, la thématique ou le lien de diffusion en direct d'une session. Cela reste réservé aux rôles Organisateur et Comité de programme.
Référence rapide : où dois-je aller pour…
Tâche | Où aller |
Consulter les statistiques de l'événement en un coup d'œil | Aperçu |
Voir toutes les soumissions de ma ou mes thématiques | Soumission > Soumissions |
Voir les évaluations d'une soumission précise | Ouvrir la soumission → onglet Évaluations |
Envoyer un courriel à un auteur ou présentateur | Soumission > Soumissions → sélectionner la ou les lignes → Contacter |
Assigner un évaluateur à une soumission | Soumission > Soumissions → sélectionner la ou les lignes → Assigner des évaluateurs |
Accepter/rejeter une soumission | Soumission > Soumissions → sélectionner la ou les lignes → Modifier les décisions |
Suivre la progression d'un évaluateur | Évaluation > Évaluations |
Corriger le pointage ou les commentaires d'une évaluation | Évaluation > Évaluations → ouvrir l'évaluation → Modifier → Enregistrer |
Envoyer un courriel à un évaluateur | Évaluation > Évaluations → sélectionner la ou les lignes → Contacter |
Modifier une session de ma thématique | Programme → survoler la session → Modifier (crayon) |
Ajouter ou réordonner une présentation dans une session de ma thématique | Programme → ouvrir la session → Présentations |
Exporter les soumissions de ma thématique ou l'horaire | Soumission > Soumissions → exporter en Excel, ou Programme → Exporter |
Ce qui n'est pas accessible
En tant que Responsable de thématique, vous ne pourrez pas :
Voir ou agir sur des soumissions, évaluateurs ou sessions en dehors de votre ou vos thématiques assignées.
Créer de nouvelles sessions, ni modifier la salle, la thématique ou le lien de diffusion en direct d'une session.
Ouvrir ou modifier le site web de l'événement, ses pages ou son image de marque (l'onglet Site web est visible dans votre menu, mais son accès reste réservé au rôle Organisateur).
Gérer les inscriptions, les paiements, les factures ou les codes de réduction.
Modifier les paramètres de l'événement ou ajouter/retirer d'autres membres du comité (cela se gère dans Paramètres > Comité, accessible uniquement aux Organisateurs).