Étape 1 : Accéder au tableau des soumissions
Dans le tableau de bord de votre événement, allez à Soumission > Soumissions.
Sélectionnez les soumissions que vous souhaitez assigner à l’aide des cases à cocher.
Utilisez les filtres pour afficher uniquement les soumissions d’un certain sujet, si vous souhaitez les assigner à des évaluateurs spécialisés dans ce domaine.
Ensuite, cliquez sur Assigner des évaluateurs.
Étape 2 : Sélectionner les évaluateurs
Choisissez les évaluateurs auxquels vous souhaitez assigner les soumissions sélectionnées, puis cliquez sur Suivant.
Étape 3 : Choisir la méthode d’attribution
Manuelle : Utilisez cette option si vous souhaitez garder un contrôle total sur les affectations, c’est-à-dire choisir précisément quels évaluateurs seront assignés à quelles soumissions.
Tous les évaluateurs sélectionnés seront assignés à toutes les soumissions sélectionnées.Automatique : Utilisez cette option pour assigner rapidement les évaluations. Indiquez le Nombre requis d'évaluateurs par soumission.
Les évaluateurs sont automatiquement assignés jusqu’à ce que le nombre requis par soumission soit atteint.
Mode de jumelage par thématique
Avec Automatique, déterminez comment le système doit gérer l’attribution des évaluateurs selon les thématiques. Cette option requiert le forfait Pro.
Forcer la correspondance : Les évaluateurs ne seront attribués qu’aux soumissions de leurs thématiques assignées.
Favoriser la correspondance : Le système tentera d’attribuer les évaluateurs à leurs propres thématiques autant que possible, mais permettra des attributions entre thématiques si nécessaire pour respecter les limites d’évaluateurs.
Ignorer la correspondance : Les évaluateurs peuvent être attribués à n’importe quelle soumission, peu importe la thématique.
Étape 4 : Aviser les évaluateurs (optionnel)
Vous pouvez choisir d’aviser les évaluateurs par courriel immédiatement après les avoir assignés.
Le courriel indiquera à chaque évaluateur combien de soumissions lui ont été assignées et contiendra un lien pour accéder à ses évaluations.
Limiter la charge de travail des évaluateurs (optionnel)
Pour éviter de surcharger des évaluateurs, vous pouvez limiter le nombre maximal de soumissions qu’un évaluateur peut recevoir :
Activez le bouton Limiter la charge de travail des évaluateurs.
Indiquez la Charge de travail maximale par évaluateur, qui correspond au nombre total d’évaluations qu’un évaluateur peut recevoir dans cet événement.
Lorsque cette option est activée, le système n’assignera plus de nouvelles soumissions à un évaluateur dès qu’il atteint cette limite.
Vous pouvez aussi aviser les évaluateurs plus tard, lorsque toutes les assignations sont terminées.
Pour ce faire, allez à Évaluation > Évaluations, sélectionnez toutes les évaluations, puis envoyez un courriel groupé à tous les évaluateurs.
Modifier ou annuler une assignation
Puis-je assigner une soumission à d’autres évaluateurs ?
Assigner des évaluateurs ne fait qu’ajouter des évaluateurs. Cette action ne retire pas les évaluateurs déjà assignés. Si vous sélectionnez une soumission et choisissez d’autres évaluateurs, les nouveaux évaluateurs s’ajoutent aux évaluateurs existants.
Pour remplacer un évaluateur, supprimez d’abord l’évaluation, puis assignez de nouveau la soumission :
Allez à Évaluation > Évaluations.
Recherchez l’évaluateur par nom ou par courriel, ou filtrez le tableau.
Sélectionnez les évaluations à retirer.
Cliquez sur Supprimer.
Tapez SUPPRIMER pour confirmer, puis cliquez sur Supprimer.
Allez à Soumission > Soumissions, sélectionnez les soumissions, puis cliquez de nouveau sur Assigner des évaluateurs.
La suppression d’une évaluation ne supprime pas la soumission. Elle retire seulement l’assignation de cet évaluateur.
Attention : Si l’évaluateur a déjà terminé l’évaluation, la supprimer retire aussi cette évaluation.
C’est aussi ainsi que vous annulez une assignation aléatoire. Supprimez les évaluations non désirées, puis assignez de nouveau.