Étape 1 : Accéder au tableau des soumissions
Dans le tableau de bord de votre événement, allez à Soumission > Soumissions.
Sélectionnez les soumissions que vous souhaitez assigner à l’aide des cases à cocher.
Utilisez les filtres pour afficher uniquement les soumissions d’un certain sujet, si vous souhaitez les assigner à des évaluateurs spécialisés dans ce domaine.
Ensuite, cliquez sur Assigner des évaluateurs.
La fenêtre Assigner les évaluateurs comporte trois étapes : Évaluateurs, Méthode d’assignation et Confirmation.
Étape 2 : Sélectionner les évaluateurs
Choisissez les évaluateurs auxquels vous souhaitez assigner les soumissions sélectionnées, puis cliquez sur Suivant.
Étape 3 : Choisir la méthode d’assignation
Manuelle
Utilisez cette option si vous souhaitez garder un contrôle total sur les assignations, c’est-à-dire choisir précisément quels évaluateurs seront assignés à quelles soumissions.
Tous les évaluateurs sélectionnés seront assignés à toutes les soumissions sélectionnées.
Automatique
Utilisez cette option pour répartir rapidement les soumissions entre les évaluateurs sélectionnés.
Les évaluateurs sont assignés automatiquement jusqu’à ce que le nombre d’évaluations visé par soumission soit atteint.
La carte Paramètres d’évaluation affiche les règles qui s’appliquent à la méthode sélectionnée :
Cible : le nombre d’évaluations que chaque soumission devrait recevoir avec la méthode automatique.
Jumelage par thématique : la façon dont la méthode automatique jumelle les évaluateurs aux soumissions selon leurs thématiques. Cette ligne n’apparaît que si votre forfait inclut la gestion des thématiques.
Charge de travail : le nombre maximal d’évaluations qu’un évaluateur peut recevoir, ou Non limitée. Elle s’applique aux deux méthodes, c’est donc la seule règle affichée pour Manuelle : un évaluateur qui a atteint la limite est ignoré.
Ces règles se configurent une seule fois, dans Évaluation > Formulaire > Paramètres, sous Assignation des évaluateurs. Cliquez sur Modifier dans la carte pour ouvrir cette page. Consultez Configurer les évaluations pour le détail de chaque paramètre.
Dans l’exemple ci-dessous, la section Assignation des évaluateurs des paramètres du formulaire vise 2 évaluations par soumission, limite chaque évaluateur à 6 évaluations et Favoriser la correspondance est sélectionné.
Étape 4 : Aviser les évaluateurs (optionnel)
À la même étape, la case Notifier les évaluateurs par courriel est cochée par défaut. Laissez-la cochée pour aviser les évaluateurs immédiatement après les avoir assignés, ou décochez-la pour les aviser plus tard.
Le courriel indiquera à chaque évaluateur combien de soumissions lui ont été assignées et contiendra un lien pour accéder à ses évaluations.
Vous pouvez aussi aviser les évaluateurs plus tard, lorsque toutes les assignations sont terminées.
Pour ce faire, allez à Évaluation > Évaluations, sélectionnez toutes les évaluations, puis envoyez un courriel groupé à tous les évaluateurs.
Étape 5 : Confirmer l’assignation
Cliquez sur Suivant. L’étape Confirmation vous indique combien d’évaluations seront assignées à combien d’évaluateurs, et vous avertit si certaines soumissions ne peuvent pas être assignées en raison d’assignations existantes, de conflits d’intérêts ou de la limite de charge de travail des évaluateurs.
Le nombre affiché à l’étape Confirmation est le nombre exact d’évaluations que crée le bouton Enregistrer. Avec Manuelle, chaque évaluateur sélectionné reçoit chaque soumission sélectionnée, jusqu’à sa Charge de travail maximale. Par exemple, avec 100 soumissions, 8 évaluateurs et une Charge de travail de 50, l’étape affiche 400 évaluations.
Cliquez sur Enregistrer pour assigner les soumissions.
Si un évaluateur ne voit toujours pas les soumissions qui lui sont attribuées, voir Les évaluateurs ne voient pas les soumissions qui leur sont attribuées.
Répartir les soumissions également entre les évaluateurs
Pour donner chaque soumission à un seul évaluateur, utilisez Automatique, pas Manuelle. Manuelle assigne tous les évaluateurs sélectionnés à toutes les soumissions sélectionnées.
Allez à Évaluation > Formulaire > Paramètres.
Sous Assignation des évaluateurs, entrez 1 dans Nombre d’évaluations visé par soumission, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
Assignez les soumissions et sélectionnez Automatique à l’étape Méthode d’assignation.
La méthode automatique donne chaque soumission à l’évaluateur qui a le moins d’évaluations, donc tous les évaluateurs en reçoivent à peu près le même nombre.
Modifier ou annuler une assignation
Puis-je assigner une soumission à d’autres évaluateurs ?
Assigner des évaluateurs ne fait qu’ajouter des évaluateurs. Cette action ne retire pas les évaluateurs déjà assignés. Si vous sélectionnez une soumission et choisissez d’autres évaluateurs, les nouveaux évaluateurs s’ajoutent aux évaluateurs existants.
Pour remplacer un évaluateur, supprimez d’abord l’évaluation, puis assignez de nouveau la soumission :
Allez à Évaluation > Évaluations.
Recherchez l’évaluateur par nom ou par courriel, ou filtrez le tableau.
Notez le Numéro de la soumission de chaque évaluation à retirer. Pour conserver une liste, cliquez sur Actions > Exporter sous Excel.
Sélectionnez les évaluations à retirer.
Cliquez sur Supprimer.
Tapez SUPPRIMER pour confirmer, puis cliquez sur Supprimer.
Allez à Soumission > Soumissions, sélectionnez les soumissions, puis cliquez de nouveau sur Assigner des évaluateurs.
La suppression d’une évaluation ne supprime pas la soumission. Elle retire seulement l’assignation de cet évaluateur.
Fourwaves n’envoie pas de courriel à l’évaluateur quand vous supprimez une évaluation. La soumission n’apparaît plus dans la liste des évaluations de l’évaluateur.
Attention : Si l’évaluateur a déjà terminé l’évaluation, la supprimer retire aussi cette évaluation.
C’est aussi ainsi que vous annulez une assignation aléatoire. Supprimez les évaluations non désirées, puis assignez de nouveau.