Pour les événements multi-thématiques, il est fréquent que plusieurs comités soient responsables chacun de leur thématique. La fonctionnalité Responsable de thématique dans Fourwaves permet de déléguer efficacement les responsabilités, de limiter l’accès à ce qui est pertinent pour chacun et de garder une structure claire et bien organisée.
Remarque : la gestion des thématiques fait partie du forfait Pro.
Pourquoi utiliser les thématiques
Les thématiques permettent de :
Gérer efficacement les événements de grande envergure.
Donner de l’autonomie aux sous-comités tout en conservant une structure uniforme.
Assigner des évaluateurs, des sessions et des responsables distincts par thématique.
Améliorer la transparence et la répartition du travail pendant les étapes de soumission, d’évaluation et de programmation.
Fonctionnement
1. Ajouter une nouvelle thématique
Accédez au tableau de bord de votre événement.
Allez dans Paramètres > Thématiques.
Cliquez sur Ajouter une thématique (ou Ajouter si vous avez déjà des thématiques).
Entrez un Nom (par exemple : « Écologie marine ») et cliquez sur Enregistrer.
Une couleur est attribuée automatiquement. Pour la changer, cliquez sur la pastille de couleur dans la ligne de la thématique. Cette couleur sert à identifier visuellement les sessions liées à cette thématique dans votre programme.
2. Voir les éléments liés à chaque thématique
Chaque thématique affiche les éléments qui y sont associés :
Responsables de thématique : les personnes qui gèrent les soumissions, évaluations et sessions de cette thématique.
Sessions : les sessions du programme reliées à cette thématique.
Évaluateurs : les évaluateurs dont l’expertise est liée à cette thématique.
Soumissions : les soumissions classées sous cette thématique.
3. Ajouter des responsables de thématique
Vous pouvez attribuer des responsables de thématique dans Paramètres > Comité.
Les responsables de thématique ont des permissions spécifiques limitées à leurs thématiques :
Pour les soumissions :
Voir uniquement les soumissions de leur(s) thématique(s).
Envoyer des courriels aux soumissionnaires.
Modifier et exporter les soumissions.
Pour les évaluations par les pairs :
Assigner les soumissions à des évaluateurs de leur thématique.
Prendre des décisions et communiquer avec les évaluateurs.
Modifier et exporter les évaluations.
Pour le programme :
Voir toutes les sessions, mais ne modifier que celles de leur thématique.
Modifier le nom, la description, les présentations et les horaires des sessions.
Pour plus de détails, consultez l’article Ajouter un organisateur à votre événement.
4. Ajouter le champ « Thématiques » dans votre formulaire de soumission
L’ajout du champ Thématiques dans votre formulaire de soumission permet aux soumissionnaires de sélectionner la ou les thématiques les plus pertinentes pour leur présentation.
Allez dans Soumission > Formulaire.
Ajoutez un nouveau champ Thématiques.
Choisissez si les soumissionnaires peuvent sélectionner une ou plusieurs thématiques (Permettre de sélectionner plusieurs thématiques).
Pour plus de détails, consultez l’article Personnaliser le formulaire de soumission.
5. Définir les thématiques d’expertise des évaluateurs
Si vous utilisez le module Évaluation par les pairs :
Attribuez à chaque évaluateur une ou plusieurs thématiques selon son domaine d’expertise.
Les responsables de thématique pourront seulement assigner les soumissions aux évaluateurs de leur thématique.
6. Associer les thématiques aux sessions
Lors de la création de votre programme :
Associez chaque session à une thématique.
Les sessions afficheront automatiquement la couleur de leur thématique.
Les participants pourront facilement filtrer les sessions par thématique dans le programme public.
FAQ
Pourquoi je ne peux pas supprimer une thématique ?
Vous ne pouvez pas supprimer une thématique si elle est associée à :
Un responsable de thématique
Une session
Un évaluateur
Une soumission
Le champ Thématiques de votre formulaire de soumission, s’il s’agit de votre dernière thématique
Si je retire le champ Thématiques de mon formulaire de soumission, est-ce que ça va supprimer les données des soumissions ?
Oui. Si vous supprimez le champ Thématiques du formulaire, les données associées aux soumissions déjà reçues seront également supprimées.