Configurer les soumissions

Le formulaire de soumission est généralement utilisé pour recueillir les résumés ou articles qui seront présentés lors de l’événement.

Allez dans Site Web > Soumission pour accéder au formulaire de soumission.

Vous pouvez ajouter n’importe quel champ à votre formulaire afin de recueillir toutes les informations nécessaires.
​Consultez la section de gestion des formulaires pour plus de détails.

Les champs obligatoires Prénom, Nom et Courriel correspondent au soumissionnaire.

Titre (obligatoire)
C’est le titre de la soumission. Il est utilisé, par exemple, comme titre de la présentation sur le site web de l’événement où les présentations sont affichées.

Ce champ sert à recueillir la liste des auteurs ou contributeurs. Le soumissionnaire peut ajouter plusieurs auteurs, chacun avec une ou plusieurs affiliations.

Au moins un auteur doit être désigné comme présentateur (affiché en souligné). Les auteurs et leurs affiliations apparaissent sous le titre sur la page de présentation de votre site web.

Ce champ sert à recueillir le résumé. Vous pouvez définir un nombre maximum de mots et autoriser ou non le texte en gras, en italique ou souligné.

Si votre événement utilise la fonctionnalité Thématiques, vous pouvez ajouter un champ Thématiques à votre formulaire de soumission.

Cela permet aux soumissionnaires d’indiquer à quelle(s) thématique(s) leur soumission appartient. Vous pouvez choisir de permettre la sélection d’une seule ou de plusieurs thématiques.​

Ces informations facilitent le filtrage des présentations par thématique sur le site web et permettent aux responsables de thématique d’attribuer plus facilement les soumissions à leurs évaluateurs.

Ce champ accepte les fichiers image (.jpg, .png, .gif) ainsi que les PDF, d’un maximum de 100 Mo. Les participants peuvent zoomer sur l’affiche.

Ce champ accepte plusieurs fichiers image (.jpg, .png, .gif) de 100 Mo maximum chacun. Chaque figure peut être accompagnée d’un titre et d’une description, affichés sur la page de présentation.

Ce champ accepte les fichiers .ppt et .pptx jusqu’à 10 Mo. Cette limite provient du lecteur PowerPoint intégré.

Pour des fichiers plus volumineux, utilisez un champ de téléchargement personnalisé (notez que ces fichiers ne seront pas affichés directement sur le site web).

(Fonctionnalité payante) Permet de recueillir des fichiers .mp4 jusqu’à 1 Go et d’intégrer un lecteur vidéo sur la page de présentation de votre site web.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le champ Thématiques, vous pouvez quand même demander cette information en ajoutant une question à choix unique (une seule réponse) ou une choix multiple (plusieurs réponses).

Cela permet aux participants de filtrer les présentations et vous aide à attribuer les soumissions aux bons évaluateurs.

Vous pouvez exiger que les participants soient inscrits avant de soumettre. Ils devront utiliser la même adresse courriel dans le formulaire d’inscription et le formulaire de soumission.

Pour activer cette option :

Allez dans votre formulaire de soumission, cliquez sur Paramètres, puis changez la période de soumission.

Exemple : Les participants peuvent soumettre du 1er janvier 2024 à 00h00 au 1er avril 2024 à 23h59.

Dans la section de configuration, cochez cette option pour permettre à un soumissionnaire de faire plusieurs soumissions avec la même adresse courriel.

Certains événements ont des dates limites différentes, par exemple si les soumissions orales ferment avant les affiches.