En tant qu’organisateur, vous utilisez le formulaire de soumission pour recueillir les résumés ou articles que les participants présentent à votre événement. Si vous voulez soumettre à un événement, consultez Soumettre à un événement.

Allez dans Soumission > Formulaire pour accéder au formulaire de soumission.

Dans la section Site web du tableau de bord de l'événement, vous ne pouvez pas ajouter de contenu à la page du formulaire de soumission. Une bannière sur son aperçu affiche Cette page ne peut pas être modifiée directement. Pour modifier le formulaire, cliquez sur Modifier le formulaire dans cette bannière.

Vous pouvez ajouter n’importe quel champ à votre formulaire afin de recueillir toutes les informations nécessaires.
​Consultez la section de gestion des formulaires pour plus de détails.

Les champs obligatoires Prénom, Nom et Courriel correspondent au soumissionnaire.

Titre (obligatoire)
C’est le titre de la soumission. Il est utilisé, par exemple, comme titre de la présentation sur le site web de l’événement où les présentations sont affichées.

Ce champ sert à recueillir la liste des auteurs ou contributeurs. Le soumissionnaire peut ajouter plusieurs auteurs, chacun avec une ou plusieurs affiliations. Le libellé Affiliations est fixe. Vous ne pouvez pas le renommer.

Au moins un auteur doit être désigné comme présentateur (affiché en souligné). Les auteurs et leurs affiliations apparaissent sous le titre sur la page de présentation de votre site web.

Ce champ sert à recueillir le résumé. Vous pouvez définir un nombre maximum de mots et autoriser ou non le texte en gras, en italique ou souligné.

Si votre événement utilise la fonctionnalité Thématiques, vous pouvez ajouter un champ Thématiques à votre formulaire de soumission.

Cela permet aux soumissionnaires d’indiquer à quelle(s) thématique(s) leur soumission appartient. Vous pouvez choisir de permettre la sélection d’une seule ou de plusieurs thématiques.​

Ces informations facilitent le filtrage des présentations par thématique sur le site web et permettent aux responsables de thématique d’attribuer plus facilement les soumissions à leurs évaluateurs.

Ce champ accepte les fichiers image (.jpg, .jpeg, .png) ainsi que les PDF, d’un maximum de 100 Mo. Les participants peuvent zoomer sur l’affiche.

Ce champ accepte plusieurs fichiers image (.jpg, .jpeg, .png) de 100 Mo maximum chacun. Chaque figure peut être accompagnée d’un titre et d’une description, affichés sur la page de présentation.

Ce champ accepte les diapositives au format .ppt et .pptx jusqu’à 100 Mo. Elles sont affichées sur la page de présentation avec le lecteur PowerPoint intégré, qui n’affiche que les fichiers de 10 Mo maximum.

Pour des fichiers plus volumineux, utilisez un champ de téléversement personnalisé (notez que ces fichiers ne seront pas affichés directement sur le site web).

Permet de recueillir des fichiers .mp4 jusqu’à 1 Go et d’intégrer un lecteur vidéo sur la page de présentation de votre site web.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le champ Thématiques, vous pouvez quand même demander cette information en ajoutant un champ Choix unique (une seule réponse) ou Choix multiples (plusieurs réponses).

Cela permet aux participants de filtrer les présentations et vous aide à attribuer les soumissions aux bons évaluateurs.

Vous pouvez exiger que les participants soient inscrits avant de soumettre. Ils devront utiliser la même adresse courriel dans le formulaire d’inscription et le formulaire de soumission.

Pour activer cette option :

Allez dans votre formulaire de soumission, cliquez sur Paramètres, puis changez la période de soumission.

Exemple : Les participants peuvent soumettre du 1er janvier 2024 à 00h00 au 1er avril 2024 à 23h59.

Allez dans votre formulaire de soumission, cliquez sur Paramètres, puis activez Les participants peuvent remplir plusieurs soumissions pour permettre à un soumissionnaire de faire plusieurs soumissions avec la même adresse courriel.

Certains événements ont des dates limites différentes, par exemple si les soumissions orales ferment avant les affiches.

Le formulaire de soumission ferme pour toutes les options à la fin de la période de soumission. Une Période de disponibilité ne peut pas garder une option ouverte après cette date. Après la date Jusqu'au d'une option, les participants ne peuvent plus sélectionner cette option.

Les pages des formulaires de soumission et d'inscription demandent aux visiteurs de se connecter ou de créer un compte Fourwaves. Les visiteurs voient le formulaire seulement après leur connexion. Aucun paramètre ne désactive cette exigence.

Pour partager de l'information avant la connexion des visiteurs, mettez-la sur une page normale de votre site web d'événement, comme une page « Lignes directrices de soumission ».