En tant qu'organisateur, vous pouvez créer une soumission au nom d'un soumissionnaire et modifier n'importe quelle soumission en tout temps. Vous pouvez aussi téléverser le matériel de présentation des soumissionnaires. C'est utile pour les conférenciers invités ou d'honneur qui n'ont jamais soumis de résumé, pour les soumissions tardives et pour les auteurs qui n'arrivent pas à accéder à leur soumission.
Créer une soumission au nom d'un soumissionnaire
Vous ajoutez une soumission à partir du tableau de bord de l'événement, qui ouvre le formulaire de soumission du site web de l'événement. En tant qu'organisateur, vous pouvez le faire même après la date limite de soumission.
Dans le tableau de bord de l'événement, allez à Soumission > Soumissions.
Cliquez sur Actions > Ajouter. S'il n'y a encore aucune soumission, cliquez plutôt sur Ajouter sous le tableau vide. Le formulaire de soumission s'ouvre avec les champs du soumissionnaire vides.
Remplissez le formulaire avec les informations du soumissionnaire. Utilisez l'adresse courriel du soumissionnaire de son inscription.
Téléversez le matériel de présentation (affiche, diapositives, figures ou vidéo) si vous l'avez déjà.
Soumettez le formulaire. Si vous voyez Vous utilisez un courriel différent?, cliquez sur Continuer. Vous pourrez quand même modifier la soumission par la suite.
Note : Deux paramètres de Soumission > Formulaire > Paramètres peuvent bloquer votre soumission :
Les participants peuvent remplir plusieurs soumissions est désactivé et le soumissionnaire a déjà une soumission. Le formulaire affiche L'utilisateur a déjà soumis son résumé. Modifiez plutôt sa soumission, ou activez ce paramètre.
L’inscription à l’événement est obligatoire avant de soumettre est activé et le soumissionnaire n'est pas inscrit. Le formulaire affiche L'utilisateur n'est pas inscrit à l'événement. Inscrivez d'abord le soumissionnaire, ou désactivez ce paramètre.
Astuce : Lorsque le courriel de la soumission correspond à celui de l'inscription du soumissionnaire, la soumission est liée à cette inscription. Si les courriels ne correspondent pas, la soumission peut afficher l'état Présentateur non inscrit dans le tableau des soumissions.
Chaque soumission que vous ajoutez compte dans la limite du forfait de votre organisation, comme l'explique Vous avez atteint la limite de soumissions.
Conférenciers d'honneur et conférenciers invités
Les conférenciers invités qui ne sont pas passés par l'appel de résumés peuvent quand même avoir une page de présentation avec leurs diapositives ou leur vidéo. Créez une soumission pour eux comme décrit ci-dessus, ou demandez-leur de soumettre via le formulaire.
Pour inscrire un conférencier sans le faire payer, consultez Ajouter un participant et ignorer le paiement.
Modifier une soumission existante
Vous pouvez modifier n'importe quelle soumission, même après la date limite :
Dans le tableau de bord de l'événement, allez à Soumission > Soumissions.
Trouvez la soumission à l'aide des filtres ou de la barre de recherche.
Cliquez sur Vue rapide pour ouvrir le panneau latéral.
Cliquez sur Modifier la soumission.
À partir du formulaire de soumission, vous pouvez mettre à jour n'importe quel champ et téléverser des fichiers pour le soumissionnaire, comme son affiche ou ses diapositives. Les exigences relatives aux fichiers sont décrites dans Comment ajouter du matériel de présentation avant l'événement.
Pour informer les soumissionnaires de vos modifications, sélectionnez la soumission dans Soumission > Soumissions et cliquez sur Contacter. Choisissez les Destinataires (Soumissionnaires, Présentateurs, Auteurs non présentateurs, ou plusieurs d'entre eux), puis envoyez-leur un courriel.
Permettre aux soumissionnaires de modifier leur propre soumission après la date limite
Pour permettre aux soumissionnaires de modifier leur propre soumission acceptée après la date limite, consultez Permettre aux soumissionnaires de modifier les soumissions acceptées après la date limite.
Vérifier le lien avec l'inscription
Si une soumission affiche l'état Présentateur non inscrit, consultez État « Présentateur non inscrit » dans le tableau des soumissions pour savoir quelles inscriptions Fourwaves vérifie.
Retirer plutôt que supprimer
Si une soumission ne doit plus être présentée, retirez-la plutôt que de la supprimer. Elle reste alors dans vos dossiers. Voir Retirer une soumission en tant qu'organisateur.