En tant qu'organisateur, vous annoncez par courriel aux soumissionnaires si leurs soumissions sont acceptées ou refusées. Inscrire une décision n'avertit personne. Votre lettre d'acceptation ou de refus est le courriel que vous rédigez, avec un message pour chaque décision.
Remarque : la communication par courriel est disponible à partir du forfait Essentiel.
Avant l'envoi
Inscrivez les décisions. Voir Changer la décision d'une ou plusieurs soumissions.
Si vous voulez que les soumissionnaires lisent leurs évaluations, activez le partage des résultats. Voir Partager les résultats des évaluations avec les auteurs.
Composer les notifications de décision
Pour écrire à toutes les soumissions qui ont la même décision :
Dans le tableau de bord de l'événement, allez dans Soumission > Soumissions.
Cliquez sur Filtres.
Sous Type de présentations, choisissez une décision pour un type de présentation, par exemple Accepté pour Affiche.
Cliquez sur Appliquer.
Sélectionnez les soumissions avec la case à cocher en haut du tableau. Pour inclure toutes les pages, cliquez sur Sélectionner les X.
Cliquez sur Contacter.
Sous Destinataires, choisissez Soumissionnaires, Présentateurs, Auteurs non présentateurs, ou plusieurs d'entre eux.
Écrivez un Objet et un Message.
Pour personnaliser chaque courriel, cliquez sur Variables et insérez une variable, par exemple Prénom ou Numéro de la soumission.
Au besoin, ajoutez un fichier sous Pièce jointe (jusqu'à 100 Mo).
Cliquez sur Suivant et vérifiez le nombre de destinataires.
Cliquez sur Envoyer.
Recommencez ces étapes pour chaque décision, par exemple Refusé, avec son propre message.
Pour savoir qui chaque option de destinataires rejoint, voir Sélectionner les destinataires pour les courriels de soumissions. Pour la liste complète des variables, voir Envoyer des courriels.
Ce que reçoivent les soumissionnaires et les auteurs
Fourwaves envoie les courriels immédiatement. Chaque destinataire reçoit un courriel pour chaque soumission sélectionnée. Par exemple, un soumissionnaire qui a trois soumissions acceptées reçoit trois courriels.
L'expéditeur du courriel est le nom de votre événement. Les réponses sont envoyées à l'Adresse courriel de votre événement, définie dans Paramètres > Général.
Les variables affichent les informations de chaque soumission. Prénom et Nom de famille affichent le nom du destinataire. Pour le soumissionnaire, c'est le nom inscrit dans le formulaire de soumission. Pour un auteur, c'est le nom inscrit dans la liste des auteurs.
La pièce jointe est un fichier à télécharger sous le message. Tous les destinataires reçoivent le même fichier.
Les soumissionnaires ne voient pas les décisions dans leur compte Fourwaves. Ils apprennent la décision seulement par votre courriel.
Envoyer une lettre PDF personnalisée
Remarque : le générateur d'attestations est disponible à partir du forfait Avancé.
Si vous avez besoin d'une lettre PDF personnalisée pour chaque soumission, par exemple pour une demande de visa, créez-la comme une attestation de soumission. Vous pouvez ensuite envoyer les attestations par courriel. Voir Générer des attestations.
Envoyer les instructions de révision ou d'article complet
Si les soumissionnaires acceptés doivent réviser leur soumission ou envoyer un article complet, ajoutez la variable Lien vers le formulaire de soumission à votre message d'acceptation. Chaque destinataire reçoit un lien vers le formulaire de sa soumission.
Après la date limite de soumission, les soumissionnaires peuvent modifier une soumission acceptée seulement si vous le permettez. Voir Permettre aux soumissionnaires de modifier les soumissions acceptées après la date limite.
Renvoyer un courriel à un soumissionnaire
Chaque courriel envoyé apparaît dans Communication > Courriels, où vous pouvez le renvoyer. Voir Signification de l’état d'un courriel.
Pour écrire un nouveau courriel au sujet d'une seule soumission, sélectionnez seulement cette soumission dans Soumission > Soumissions et cliquez sur Contacter.
Et si je change une décision après l'envoi ?
Changer une décision n'envoie aucun courriel. Pour annoncer la nouvelle décision aux soumissionnaires, filtrez de nouveau les soumissions et envoyez-leur un nouveau message. L'ancien courriel reste dans Communication > Courriels.
Besoin d'aide ?
Pour toute question sur les courriels de décision, écrivez à support@fourwaves.com en précisant le nom de votre événement.