En tant qu'organisateur, vous pouvez enregistrer les courriels que vous envoyez souvent comme modèles. Par exemple, une lettre d'acceptation ou un rappel. Quand vous envoyez un courriel aux inscrits, aux soumissionnaires ou aux évaluateurs, vous choisissez un modèle pour le préremplir.
Remarque : les modèles de courriel sont disponibles à partir du forfait Avancé.
Ouvrir vos modèles
Chaque événement a ses propres modèles. Pour les voir, allez dans Communication > Courriels dans le tableau de bord de votre événement et cliquez sur Modèles.
Vous pouvez aussi ouvrir cette page depuis la fenêtre Envoyer un courriel : cliquez sur le lien modèles sous Préremplir avec un modèle.
La page Modèles liste vos modèles avec leur Nom, leur Objet, leur Date de création et leur date de Dernière modification. Utilisez Rechercher pour trouver un modèle, et Colonnes pour masquer ou afficher des colonnes.
Si votre forfait n'inclut pas les modèles de courriel, le bouton Modèles affiche une icône de diamant. Cliquez dessus pour voir comment mettre à niveau.
Créer un modèle
Sur la page Modèles, cliquez sur Créer.
Écrivez un Nom (100 caractères maximum). Chaque modèle de l'événement doit avoir un nom différent.
Écrivez un Objet (200 caractères maximum).
Pour ajouter un bouton d'appel à l'action, activez l'interrupteur Bouton. Écrivez le Libellé du bouton (50 caractères maximum, sans variables) et choisissez le Lien du bouton. Pour un Lien personnalisé, entrez l'URL du lien.
Pour ajouter un fichier, cliquez sur Cliquez pour téléverser sous Pièce jointe (un seul fichier, jusqu'à 100 Mo).
Cliquez dans l'aperçu et rédigez votre message.
Cliquez sur Enregistrer.
L'aperçu montre le courriel avec le visuel de votre événement. Avec le forfait Pro, cliquez sur Visuel au-dessus de l'aperçu pour changer le visuel. Voir Personnalisez le visuel de vos courriels. Pour voir le courriel sur un téléphone, cliquez sur l'icône de mobile en haut à droite.
Sur un téléphone, l'éditeur de modèles empile les champs au-dessus de l'aperçu.
Personnaliser un modèle avec des variables
Pour insérer une variable, cliquez dans le message, puis sur Insérer un champ dans la barre d'outils. Dans un modèle, la liste a une Catégorie : Soumission, Inscription, Évaluation ou Autres. Choisissez la catégorie des personnes à qui vous écrirez, ou utilisez Rechercher pour trouver une variable.
Chaque variable est remplacée par l'information de chaque destinataire quand vous envoyez le courriel. Utilisez les variables du tableau depuis lequel vous enverrez le courriel. Pour la liste des variables par tableau, voir Envoyer des courriels.
Modifier un modèle
Sur la page Modèles, cliquez sur le nom du modèle. Vous voyez son Nom, son Objet, sa date de Dernière modification et un aperçu.
Cliquez sur Modifier le modèle.
Faites vos changements, puis cliquez sur Enregistrer.
Les changements s'appliquent aux prochains courriels que vous préremplissez avec ce modèle. Les courriels déjà envoyés ne changent pas.
Si vous fermez l'éditeur avec des changements non enregistrés, Fourwaves vous demande de confirmer. Cliquez sur Quitter sans sauvegarder pour le fermer, ou sur Rester sur la page pour continuer.
Fourwaves enregistre le nom, l'objet, le message et le libellé du bouton dans la langue de votre tableau de bord. Pour ajouter une version anglaise, passez votre tableau de bord en anglais et modifiez le modèle. D'ici là, le modèle affiche le texte français.
Cloner ou supprimer des modèles
Sur la page Modèles, sélectionnez un ou plusieurs modèles avec leur case à cocher.
Cliquez sur Cloner pour faire une copie de chaque modèle. Une copie porte le nom de son modèle, suivi de (COPIE).
Cliquez sur Supprimer pour supprimer les modèles, puis confirmez.
Quand vous clonez un événement, ses modèles de courriel sont aussi clonés. Voir Cloner un événement.
Utiliser un modèle
Quand vous envoyez un courriel depuis un tableau, choisissez le modèle dans la liste Préremplir avec un modèle de la fenêtre Envoyer un courriel. Le modèle remplit l'objet, le message, le bouton et la pièce jointe. Vous pouvez les modifier avant l'envoi. Voir Envoyer des courriels.