Une fois que vous avez ajouté les soumissions aux sessions de votre programme, vous pouvez facilement communiquer aux présentateur·rices leurs heures de présentation ainsi que les salles associées par courriel.
Comment cela fonctionne
Fourwaves met à disposition des variables de courriel intégrées qui récupèrent automatiquement les informations de planification à partir de votre programme. Lorsque vous utilisez ces variables dans un courriel, chaque présentateur·rice reçoit les heures de présentation et la salle correspondant à sa soumission.
Cela permet de transmettre une information personnalisée et à jour, sans intervention manuelle.
Comment envoyer les heures de présentation par courriel
Allez dans Soumission > Soumissions.
Appliquez les filtres nécessaires (par exemple, uniquement les soumissions acceptées).
Sélectionnez les soumissions que vous souhaitez contacter.
Cliquez sur Contacter.
Sous Destinataires, choisissez qui reçoit le courriel (par exemple, Présentateurs).
Rédigez votre message.
Insérez la variable Heure et salle de présentation à l’aide du menu des variables.
Envoyez le courriel.
Ce que les présentateurs recevront
Les présentateur·rices verront directement leurs informations de présentation dans le courriel, avec la salle entre parenthèses lorsque la session en a une, par exemple :
Mardi le 10 juin, 09:30 - 09:45 EDT (A-203)
Si une personne a plusieurs heures de présentation, celles-ci apparaîtront dans le courriel, séparées par des virgules, par exemple :
Mardi le 10 juin, 09:30 - 09:45 EDT (A-203), Mercredi le 11 juin, 14:00 - 14:15 EDT (B-101)
Points importants à noter
Si une soumission n’a pas encore été ajoutée à une session, un tiret (-) s’affichera dans le courriel à la place de l’heure et de la salle de présentation.
Assurez-vous que le programme est finalisé avant l’envoi afin d’éviter toute confusion.
Vous pouvez renvoyer le courriel à tout moment si des modifications sont apportées au programme.