En tant qu’organisateur, vous pouvez enregistrer (faire le check-in) les participants à leur arrivée à votre événement ou à l’une de ses sessions, avec l’application mobile Fourwaves. L’enregistrement fonctionne hors ligne : l’application garde les inscriptions sur le téléphone et envoie les enregistrements au retour de la connexion. Vous voyez ensuite dans votre tableau de bord qui était présent.

Les organisateurs de l’événement et les administrateurs de votre organisation peuvent enregistrer les participants. Pour avoir de l’aide à votre accueil, ajoutez des bénévoles à l’enregistrement. Un Bénévole à l’enregistrement ouvre votre événement dans l’application mobile Fourwaves et enregistre les participants à l’événement et à ses sessions. Il voit le nom et l’adresse courriel de chaque inscrit. Il ne peut pas ouvrir le tableau de bord de l’événement, et il n’a pas besoin de s’inscrire à l’événement.

Chaque bénévole reçoit un courriel dont l’objet est Vous avez été ajouté comme bénévole à l’enregistrement. Son bouton Accéder à mes événements lui permet de se connecter ou d’activer son compte. Il se connecte ensuite à l’application mobile avec la même adresse courriel.

Vous modifiez ou retirez un bénévole comme tout membre du comité. Consultez Ajouter un organisateur à votre événement.

Si votre forfait n’inclut pas l’enregistrement, le rôle Bénévole à l’enregistrement n’apparaît pas dans la liste Rôle.

L’enregistrement à l’événement et l’enregistrement à une session sont séparés. Un participant enregistré à l’événement n’est pas enregistré à ses sessions.

Avant l’événement, ouvrez l’outil d’enregistrement une fois en étant connecté à Internet. L’application télécharge alors les inscriptions dont elle a besoin pour fonctionner hors ligne. Pendant l’événement, un téléphone connecté reçoit les dernières inscriptions et les derniers enregistrements environ toutes les 5 minutes. Consultez Comment l’application mobile Fourwaves se synchronise avec votre événement.

Chaque inscription a son propre code QR. Les participants le trouvent dans l’application mobile : ils ouvrent votre événement et touchent Plus, puis Mon code QR. Vous pouvez aussi l’imprimer sur leurs badges : sous Code QR, sélectionnez Afficher. Consultez Générer les badges.

La première fois que vous scannez, votre téléphone vous demande d’autoriser l’application Fourwaves à utiliser la caméra. Vous pouvez aussi enregistrer les participants sans la caméra : cherchez-les par leur nom.

Si un participant n’a pas son code QR, ou s’il ne se scanne pas, cherchez-le par son nom.

Vous pouvez enregistrer un participant dont l’inscription est sur la liste d’attente ou a été retirée. L’application affiche Cette personne est sur la liste d’attente ou Cette inscription a été retirée, et vous pouvez quand même toucher Enregistrer.

Si l’application affiche Aucune inscription trouvée, l’inscription est peut-être trop récente pour la liste du téléphone. Vous pouvez quand même toucher Enregistrer.

Si vous avez enregistré le mauvais participant, scannez-le ou cherchez-le de nouveau, puis touchez Annuler l’enregistrement. Cela efface l’enregistrement. Cela ne note pas que le participant est parti.

Sans connexion, vous enregistrez les participants de la même façon. L’application envoie les enregistrements au retour de la connexion.

Ne vous déconnectez pas de l’application tant que des enregistrements attendent d’être envoyés. Si vous vous déconnectez, l’application vous demande de confirmer, et les enregistrements qu’elle n’a pas envoyés sont perdus.

Dans le tableau de bord de l’événement, allez dans Inscription > Inscriptions. La colonne Enregistrement à l’événement affiche Oui avec la date et l’heure de l’enregistrement pour chaque participant enregistré à l’événement. La colonne Enregistrement aux sessions affiche le nombre de sessions auxquelles chaque participant est enregistré.

Pour voir les enregistrements d’un participant, ouvrez son inscription. La carte Activité d’enregistrement liste chaque enregistrement, avec sa date, son heure et la personne qui l’a fait.

Sélectionnez ensuite les inscriptions filtrées pour agir sur elles. Par exemple, écrivez aux participants qui ne sont pas venus, ou générez les badges des retardataires. Consultez Envoyer des courriels de masse et Générer les badges.