Vous pouvez envoyer des courriels en masse aux inscrits, aux soumissionnaires et aux évaluateurs.
Remarque : les courriels en masse sont disponibles à partir du forfait Essentiel.
Accédez au tableau correspondant dans le tableau de bord de l’événement. Par exemple, Soumission > Soumissions pour les soumissionnaires.
Sélectionner les destinataires
Utilisez les filtres ou la barre de recherche pour trouver une liste de destinataires. Par exemple, filtrez les soumissions pour répertorier celles acceptées pour une affiche.
Sélectionnez des destinataires individuels ou la liste entière à l'aide de la case du haut. Vous pouvez cliquer sur Sélectionner les X pour sélectionner les participants de toutes les pages.
Cliquez sur Contacter.
Écrivez et envoyez le courriel
À l'étape Modifier le contenu, les champs sont à gauche. Un aperçu de votre courriel est à droite. Sur un téléphone, les champs et l'aperçu sont empilés.
Si votre forfait inclut les modèles de courriel, choisissez un modèle dans Préremplir avec un modèle (plus d'informations ci-dessous).
Pour les soumissions, choisissez les Destinataires (obligatoire) : Soumissionnaires, Présentateurs et/ou Auteurs non présentateurs.
Écrivez un Objet.
Pour ajouter un bouton d'appel à l'action, activez l'interrupteur Bouton. Écrivez le Libellé du bouton (50 caractères maximum) et choisissez le Lien du bouton. Pour un Lien personnalisé, entrez l'URL du lien.
Cliquez dans l'aperçu et écrivez votre message.
Insérez des variables pour personnaliser chaque courriel (plus d'informations ci-dessous).
Ajoutez une Pièce jointe au besoin (un seul fichier, jusqu'à 100 Mo).
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape Sommaire. Vérifiez le nombre de destinataires, puis cliquez sur Envoyer.
Une fois les courriels envoyés, le message Courriels envoyés s'affiche.
Prévisualisez votre courriel
L'aperçu montre votre courriel tel que les destinataires le voient. Il utilise le visuel de votre événement. Si votre forfait inclut la personnalisation des courriels, l'aperçu utilise vos paramètres Personnaliser les courriels. Sinon, il utilise le visuel par défaut. Voir Personnalisez le visuel de vos courriels.
Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, cliquez sur l'icône de mobile pour voir le courriel sur un téléphone. Cliquez sur l'icône d'ordinateur pour revenir à l'affichage précédent.
Utilisez un modèle
Les organisateurs peuvent utiliser un modèle pour préremplir l'Objet, le message, le Bouton et la Pièce jointe. Les membres du comité de programme ne voient pas la liste Préremplir avec un modèle. Pour créer vos modèles, voir Créer et gérer des modèles de courriel.
Ouvrez la liste Préremplir avec un modèle et choisissez un modèle. Pour en créer un, cliquez sur le lien modèles sous la liste.
Modifiez l'objet, le message, le bouton ou la pièce jointe au besoin. Rien n'est verrouillé.
Si vous avez déjà modifié le courriel, Fourwaves demande Remplacer le contenu actuel ?. Cliquez sur Remplacer pour utiliser le modèle. Votre objet et votre message actuels sont perdus.
Certains liens de bouton n'existent que dans certains tableaux. Par exemple, Tableau de bord de l'évaluateur n'existe que dans le tableau Évaluations. Si le lien du bouton du modèle n'existe pas dans votre tableau, le Lien du bouton est vide. Choisissez-en un autre avant de continuer.
Remarque : les modèles de courriel sont disponibles à partir du forfait Avancé. Si votre forfait ne les inclut pas, la liste Préremplir avec un modèle est désactivée, un bouton Mettre à niveau s'affiche à côté et le lien modèles est masqué.
Vérifiez les destinataires avant l'envoi
L'étape Sommaire affiche le nombre de destinataires.
Certains destinataires peuvent avoir une variable sans valeur. Par exemple, un champ du formulaire de soumission que l'auteur a laissé vide, quand votre message l'utilise comme variable. Dans ce cas, une alerte Problèmes détectés affiche le nombre de destinataires concernés. Vous pouvez quand même envoyer les courriels, mais un tiret (-) remplace chaque champ vide dans le courriel.
L'alerte affiche aussi Variables inconnues quand votre message utilise une variable que Fourwaves ne trouve pas pour ces destinataires, par exemple un champ d'un autre formulaire. Un tiret (-) la remplace dans le courriel.
Pour voir les courriels avant de les envoyer :
Cliquez sur Aperçu. Dans l'alerte, cliquez plutôt sur Voir les destinataires concernés pour voir seulement les destinataires concernés.
Dans la fenêtre Aperçu des destinataires, cliquez sur un destinataire. Vous voyez son courriel tel qu'il est envoyé. Les variables sans valeur sont surlignées.
Pour lister seulement les destinataires avec problèmes, activez l'interrupteur Afficher seulement les destinataires avec problèmes. Pour trouver un destinataire, utilisez Rechercher avec un nom ou une adresse courriel.
Cliquez sur Retour au sommaire quand vous avez terminé.
Les liens ne sont pas cliquables dans l'aperçu.
Fermez sans envoyer
Cliquez sur le bouton de fermeture en haut à droite pour quitter sans envoyer. Si vous avez modifié le courriel, Fourwaves vous demande de confirmer. Cliquez sur Quitter sans sauvegarder pour fermer, ou sur Rester sur la page pour continuer à écrire.
Insérer des variables
Cliquez dans le message pour ouvrir sa barre d'outils. Cliquez ensuite sur Insérer un champ pour insérer des variables qui personnaliseront chaque courriel. Les variables affichent leur libellé court.
Variables de courriel par tableau
Lorsque vous envoyez un courriel à partir de chaque tableau, vous pouvez utiliser les variables ci-dessous, ainsi que toute information recueillie dans le formulaire correspondant.
Variables communes à tous les tableaux
Nom événement
Date début événement
Date fin événement
Lien vers le site web de l'événement
Courriel de contact
Lien vers le profil de l’utilisateur
Variables spécifiques
Tableau des soumissions
Numéro de la soumission
Lien vers le formulaire de soumission
Prénom
Nom de famille
Titre de la soumission
Heure et salle de présentation
Tableau des inscriptions
Lien vers le formulaire d’inscription
Prénom
Nom de famille
Tableau des évaluations
Prénom de l'évaluateur
Nom de l'évaluateur
Lien vers le tableau de bord de l'évaluateur
Remarque : Les utilisateurs doivent être connectés à leur compte Fourwaves pour accéder à ces liens.