C'est une bonne idée de faire une pratique avant l'événement afin que les participants sachent à quoi s'attendre.
Si vous n'avez pas de compte chez Fourwaves, vous pouvez en savoir plus sur notre solution de session d'affiches virtuelles sur cette page.
Créez une session de pratique dans le programme
Accédez au Programme.
Cliquez sur Ajouter une session et créez une session le jour où vous souhaitez faire la pratique. Cela peut être avant les dates officielles de l'événement.
Attribuez une salle à la session avec Session d'affiches virtuelles sous Diffusion (voir cet article).
Attribuez des affiches à cette session.
Pendant la durée de cette session, les participants pourront démarrer des conversations vidéo devant les affiches via la Salle des affiches.
Contactez vos participants pour les inviter à la pratique
Invitez les participants à se joindre à la séance de pratique en envoyant un courriel via Fourwaves. Partagez-leur toute information pertinente sur l’objectif de la pratique.
Astuce: configurez un lien Zoom où ils pourront vous rejoindre avant la pratique afin que vous puissiez leur expliquer la pratique et où ils peuvent venir pour toute question.
Pratiquez les différentes étapes
L’objectif est qu’ils puissent simuler ce qui va se passer le jour de l’événement. Voici les étapes à leur montrer:
Invitez les participants à se connecter à l’événement avec l’adresse courriel utilisée lors de l’inscription. Ils peuvent réinitialiser leur mot de passe si nécessaire. Si cela ne fonctionne pas, assurez-vous que l'adresse courriel qu'ils utilisent figure sur la liste d'inscription.
Montrez-leur où se trouve la salle des affiches et expliquez-leur la barre de recherche et les filtres.
Sur une affiche, montrez-leur le bouton pour démarrer une conversation.
Avant leur première conversation vidéo, un écran d'aperçu leur permet de s'assurer du bon fonctionnement de leur caméra et de leur microphone, et Fourwaves teste leur connexion réseau (voir la section ci-dessous en cas de problème).
Les utilisateurs Mac qui souhaitent partager leur écran devront peut-être autoriser leur navigateur à partager l'écran (voir cet article).
Si un participant rencontre un problème pendant la pratique
C’est la raison pour laquelle vous pratiquez !
Avant la session d'entraînement, assurez-vous que les organisateurs ont examiné ce guide de dépannage qui répertorie les problèmes potentiels et les solutions.
Les participants peuvent résoudre rapidement les problèmes avec l’une des solutions suivantes:
Utiliser un navigateur compatible, tel que Chrome. Assurez-vous qu'il est à jour !
En actualisant la page ou en redémarrant le navigateur.
En fermant une autre application (telle que Zoom) qui utilise la caméra ou le microphone.
Si vous ne trouvez pas la solution, demandez au participant de suivre les étapes de Résoudre les problèmes de connexion à une session d’affiches virtuelle.
Lorsque le test réseau échoue, le participant voit un message indiquant que son réseau semble bloquer les appels vidéo, avec un lien En savoir plus vers ce même article.
Si vous ne trouvez toujours pas la solution, écrivez à support@fourwaves.com en indiquant le courriel du participant afin que nous puissions faire un suivi.
Vous souhaitez faire une séance de pratique uniquement pour les organisateurs ?
Vous pouvez faire une séance d'entraînement uniquement avec le comité organisateur. La seule chose à faire est de s'assurer qu'au moins un organisateur a une soumission et de tester la conversation vidéo en utilisant cette soumission.
Attention : lorsque vous cliquez pour rejoindre une conversation vidéo sur une affiche, le présentateur reçoit un courriel de notification. S'il s'agit d'une pratique réservée aux organisateurs, assurez-vous de démarrer une conversation sur une soumission appartenant à un organisateur.