Le formulaire de soumission est généralement utilisé pour collecter des résumés ou des articles à présenter lors de l'événement.
Allez à Site Web > Soumission pour accéder au formulaire de soumission.
Modifier le formulaire de soumission
Vous pouvez ajouter n'importe quel champ de votre choix à votre formulaire pour collecter toutes les informations nécessaires. Voir la section gestion des formulaires pour plus d'informations.
Les champs obligatoires prénom, nom et email correspondent au soumissionnaire.
Champs spécifiques à la soumission
Titre (obligatoire)
C'est le titre de la soumission. Il est utilisé par exemple comme titre de la présentation sur le site Web de l'événement où les présentations sont répertoriées.
Auteurs
Ceci est généralement utilisé pour collecter la liste des auteurs et présentateurs. Les auteurs peuvent ajouter plusieurs auteurs, chacun avec une ou plusieurs affiliations.
Au moins un auteur doit être sélectionné comme présentateur. Cela soulignera l'auteur dans la liste. Les auteurs et leur(s) affiliation(s) sont affichés sous le titre sur la page de présentation du site Internet de votre événement.
Résumé (obligatoire)
Ceci est utilisé pour collecter le résumé. Vous pouvez spécifier le nombre maximum de mots et si vous autorisez le texte en gras, italique ou souligné.
Affiche (facultatif)
Ce champ accepte les fichiers image (.jpg, .png, .gif) ainsi que les PDF. Le fichier peut faire au maximum 100 Mo. En explorant les présentations sur votre site web d'événement, les participants peuvent zoomer/dézoomer sur l’affiche.
Figures (facultatif)
Ce champ accepte plusieurs fichiers image (.jpg, .png, .gif) d'un maximum de 100 Mo chacun. Chaque figure peut être accompagnée d'un titre et d'une description et est affichée sur la page de présentation.
Diapositives (facultatif)
Ce champ accepte les fichiers .ppt et .pptx d'une taille maximale de 10 Mo. La limite de 10 Mo provient du lecteur Microsoft Powerpoint qui permet aux participants de parcourir les diapositives. Si vous souhaitez collecter des fichiers plus volumineux, utilisez un champ de téléchargement de fichiers personnalisé. Notez que ce dernier ne s'affichera pas en tant que lecteur Powerpoint sur le site de votre événement.
Vidéo (facultatif)
Il s'agit d'une fonctionnalité payante. Il permet de collecter des fichiers vidéo (format .mp4) d'un maximum de 1 Go chacun. Il intègre un lecteur vidéo sur la page de présentation du site de votre événement.
Récolter la thématique pour chaque soumission
Une question courante est celle qui demande la thématique de la soumission.
Ajouter une question à choix multiple (une réponse) ou une question à case à cocher, selon si vous autorisez une ou plusieurs réponses.
Rendez cette question Obligatoire.
Cela permettra notamment aux participants de filtrer les présentations sur le site web de votre événement. Cela vous permettra également d'attribuer des soumissions à des évaluateurs spécifiques.
Rendre l'inscription obligatoires avant de soumettre
Vous pouvez forcer les participants à s'inscrire avant de soumettre. Ils doivent utiliser la même adresse e-mail dans les formulaires d'inscription et de soumission.
Pour activer cette option :
Accédez à votre formulaire de soumission.
Cliquez sur Paramètres.
Activer l'inscription est obligatoire avant de soumettre.
Modifier la période de soumission
Accédez à votre formulaire de soumission et cliquez sur Paramètres. Modifiez la période de soumission.
Dans l'exemple ci-dessous, les participants peuvent soumettre leur candidature du 1er janvier 2024 à minuit au 1er avril à 23h59.
Autoriser plusieurs soumissions par participant
Cochez cette option dans la section de configuration pour permettre aux soumissionnaires de soumettre plusieurs soumissions sous la même adresse e-mail.
Comment gérer les périodes de soumissions multiples
Certains événements ont des périodes de soumissions différentes, par exemple, les soumissions pour les présentations orales se terminent parfois plus tôt que les soumissions pour affiches.
Voici un exemple où nous clôturons les soumissions présentations orales plus tôt.
Ajoutez un champ demandant le type de présentation (soit un choix multiple, soit une case à cocher selon si vous autorisez les auteurs de la présentation à choisir un ou plusieurs types de présentation). Il ressemblera à ceci.
Modifiez l'option Présentation orale.
Dans le panneau latéral, activez Période de disponibilité et saisissez une date sous Jusqu'au. Dans l'exemple ci-dessous, l'option de type Présentation orale sera disponible jusqu'au 1er mars à minuit.
