En tant qu'organisateur, vous pouvez créer une soumission pour un auteur, modifier n'importe quelle soumission existante en tout temps et téléverser le matériel de présentation des auteurs. C'est utile pour les conférenciers invités ou d'honneur qui n'ont jamais soumis de résumé, pour les soumissions tardives et pour les auteurs qui n'arrivent pas à accéder à leur soumission.
Créer une soumission au nom d'un auteur
Les soumissions se créent à partir du formulaire de soumission du site web de l'événement, et non à partir du tableau de bord de l'événement. En tant qu'organisateur, vous pouvez le faire même après la date limite de soumission.
Ouvrez le site web de votre événement et allez au formulaire de soumission.
Remplissez le formulaire avec les informations de l'auteur. Remplacez votre nom et votre courriel par ceux de l'auteur. Utilisez l'adresse courriel de l'auteur de son inscription.
Téléversez le matériel de présentation (affiche, diapositives, figures ou vidéo) si vous l'avez déjà.
Soumettez le formulaire. Si vous voyez Vous utilisez un courriel différent?, cliquez sur Continuer. Vous pourrez quand même modifier la soumission par la suite.
Note : Deux paramètres de Soumission > Formulaire > Paramètres peuvent bloquer votre soumission :
Les participants peuvent remplir plusieurs soumissions est désactivé et l'auteur a déjà une soumission. Le formulaire affiche L'utilisateur a déjà soumis son résumé. Modifiez plutôt sa soumission, ou activez ce paramètre.
L’inscription à l’événement est obligatoire avant de soumettre est activé et l'auteur n'est pas inscrit. Le formulaire affiche L'utilisateur n'est pas inscrit à l'événement. Inscrivez d'abord l'auteur, ou désactivez ce paramètre.
Astuce : Lorsque le courriel de la soumission correspond à celui de l'inscription de l'auteur, la soumission est liée à cette inscription. Si les courriels ne correspondent pas, la soumission peut afficher l'état Présentateur non inscrit dans le tableau des soumissions.
Conférenciers d'honneur et conférenciers invités
Les conférenciers invités qui ne sont pas passés par l'appel de résumés peuvent quand même avoir une page de présentation avec leurs diapositives ou leur vidéo. Créez une soumission pour eux comme décrit ci-dessus, ou demandez-leur de soumettre via le formulaire.
Pour inscrire un conférencier sans le faire payer, consultez Ajouter un participant et ignorer le paiement.
Modifier une soumission existante
Vous pouvez modifier n'importe quelle soumission, même après la date limite :
Dans le tableau de bord de l'événement, allez à Soumission > Soumissions.
Trouvez la soumission à l'aide des filtres ou de la barre de recherche.
Cliquez sur Vue rapide pour ouvrir le panneau latéral.
Cliquez sur Modifier la soumission.
À partir du formulaire de soumission, vous pouvez mettre à jour n'importe quel champ et téléverser des fichiers pour l'auteur, comme son affiche ou ses diapositives. Les exigences relatives aux fichiers sont décrites dans Comment ajouter du matériel de présentation avant l'événement.
Pour informer les auteurs de vos modifications, sélectionnez la soumission dans Soumission > Soumissions, cliquez sur Contacter, choisissez les Destinataires (Soumissionnaires, Présentateurs et/ou Auteurs non présentateurs) et envoyez-leur un courriel.
Permettre aux auteurs de modifier leur propre soumission après la date limite
Si vous préférez que les auteurs téléversent eux-mêmes leur matériel après la date limite :
Allez à Soumission > Formulaire > Paramètres.
Activez Les soumissions peuvent être modifiées une fois acceptées.
Acceptez les soumissions dans Soumission > Soumissions. Vous devez avoir au moins un type de présentation.
Note : Les auteurs doivent ouvrir leur soumission existante à partir de leur tableau de bord participant. S'ils retournent au formulaire de soumission sur le site web de l'événement, ils verront toujours la date limite. Transmettez-leur l'article Modifier ma soumission.
Seul le soumissionnaire peut modifier une soumission. Les coauteurs et les présentateurs peuvent la consulter, mais pas la modifier.
Vérifier le lien avec l'inscription
L'état Présentateur non inscrit dans Soumission > Soumissions fonctionne ainsi :
Si la soumission indique des présentateurs, chaque présentateur doit être inscrit à l'événement.
S'il n'y a pas de présentateur, le système vérifie plutôt le soumissionnaire.
Une inscription retirée ou sur la liste d'attente est considérée comme non inscrite.
Si un auteur est inscrit mais que la soumission affiche cet état, vérifiez que les adresses courriel de la soumission correspondent à celles de son inscription.
Retirer plutôt que supprimer
Si une soumission ne doit plus être présentée, envisagez de la retirer plutôt que de la supprimer. Le retrait conserve la soumission dans vos dossiers :
Ouvrez la soumission dans Soumission > Soumissions et cliquez sur Retirer. Vous pouvez ajouter une raison (optionnelle).
Tous les auteurs, y compris le soumissionnaire, reçoivent un courriel avec la raison.
Les évaluations liées à la soumission sont supprimées.
Une soumission retirée libère une place dans la limite de soumissions de votre événement, mais compte toujours dans la limite du forfait de votre organisation.
Consultez Retirer une soumission en tant qu'organisateur pour la liste complète des effets.