Lorsqu'un item a été payé par un participant, il devient verrouillé dans le formulaire. Cela empêche le participant de désélectionner l'item et protège l'inventaire pour l'organisateur, l'aidant à planifier l'événement.
Il est parfois nécessaire d'annuler un item payé, par exemple si le participant souhaite annuler cette option ou passer à un autre item.
Dans ce cas, l'organisateur a la possibilité d'annuler l'item et de fournir un remboursement, ce qui permettra de sélectionner un autre item.
Comment annuler un item
Vous pouvez annuler un item d'une inscription, comme un atelier, un ajout ou une option de billet, et conserver le reste de l'inscription.
Allez à Inscription > Inscriptions, puis cliquez sur le participant.
Cliquez sur Annuler l'item à côté du champ de l'item.
Si le champ contient plus d'un item payé, sélectionnez l'item à annuler, puis cliquez sur Suivant.
Dans le tableau, vérifiez ce que le participant a payé pour l'item.
Si la fenêtre demande Souhaitez-vous demander un remboursement?, sélectionnez Oui ou Non. Voir la section suivante.
Cliquez sur Suivant, puis sur Confirmer.
L'item est annulé et retiré de vos données. Les autres items de l'inscription ne changent pas. Un champ conditionnel qui dépend de l'item annulé peut devenir masqué. Il est maintenant possible de sélectionner une autre option pour ce champ dans le formulaire d'inscription.
Remarque : vous pouvez aussi annuler un item dont le paiement a été transmis au participant et n'a pas encore été complété. Aucun remboursement n'est en jeu : l'item est retiré de la transaction transmise, et la transaction est supprimée si elle ne contenait que cet item.
Rembourser l'item annulé
Lorsque l'item a été payé par carte de crédit ou PayPal, la fenêtre Annuler l'item demande Souhaitez-vous demander un remboursement?
Sélectionnez Non pour annuler l'item sans remboursement.
Sélectionnez Oui pour rembourser tout ou une partie de l'item, puis saisissez le Montant.
Le montant doit être supérieur à 0. Il ne peut pas dépasser le total de l'item, ni le montant payé moins les remboursements précédents de la transaction. Si le montant n'est pas valide, une erreur s'affiche et Suivant ne passe pas à l'étape suivante. Pour rembourser tout l'item, saisissez le montant de la colonne Total.
Fourwaves calcule les taxes du remboursement pour vous. Il répartit le montant entre le sous-total et chaque taxe, au prorata du prix de l'item. La ligne Ce remboursement du tableau affiche le résultat.
Par exemple, un participant a payé 152,25 $ pour un item, et vous remboursez 145,00 $ :
Description | Sous-total | TPS | Total |
Type d'inscription : Étudiant ou postdoctorant | 145,00 $ | 7,25 $ | 152,25 $ |
Ce remboursement | -138,10 $ | -6,90 $ | -145,00 $ |
Le remboursement retourne sur la carte ou le compte PayPal utilisé par le participant, comme l'explique Remboursement complet ou partiel.
Vous ne pouvez pas annuler un remboursement, comme l'explique Puis-je annuler un remboursement ?
Pour une facture, un chèque ou un virement, la fenêtre n'offre pas de remboursement. Pour rembourser ces paiements à l'extérieur de Fourwaves, consultez Remboursements par facture ou paiement hors ligne.
Remarque : lorsque Fourwaves perçoit les paiements de votre événement, la fenêtre n'offre plus de remboursement après la date de fin de l'événement. Consultez Remboursement complet ou partiel.
Faire passer un participant à un autre item
Par exemple, vous pouvez faire passer un participant d'une option virtuelle moins chère à l'option en personne.
Annulez l'item payé, comme décrit plus haut.
Cliquez sur Modifier l'inscription et sélectionnez le nouvel item.
Cliquez sur Continuer au paiement.
Sélectionnez un mode de paiement, puis enregistrez.
Fourwaves facture le prix complet du nouvel item. Il ne soustrait pas ce que le participant a payé pour l'item annulé. Choisissez le mode de paiement qui convient à la façon dont vous voulez couvrir la différence :
Ignorer le paiement : aucun frais n'est facturé. Vous ne percevez rien dans Fourwaves, donc vous couvrez la totalité du nouvel item. Seuls les organisateurs voient cette option.
Transmettre le paiement : le participant reçoit une notification pour payer le nouvel item.
Une carte de crédit ou Paiement par facture : le participant paie le nouvel item en entier.
Pour rendre au participant ce qu'il a payé pour l'item annulé, saisissez un montant de remboursement lorsque vous l'annulez. Cela fonctionne seulement pour les paiements par carte de crédit ou PayPal.
Retirer un item d'une facture impayée
Un item d'une facture non payée reste verrouillé dans le formulaire. Pour le déverrouiller, supprimez la transaction.
Allez à Paiement > Transactions.
Sélectionnez la transaction du participant.
Cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
Vous pouvez supprimer seulement les transactions dont le mode de paiement est Facturation ou Transaction en attente (un paiement transmis). Vous ne pouvez pas supprimer une transaction payée par carte de crédit. Pour rendre l'argent d'un paiement par carte, remboursez-le plutôt.
Vous ne pouvez pas non plus supprimer une transaction créée avec Ignorer le paiement. Pour retirer un de ses items, annulez plutôt l'item.
Si vous supprimez un paiement transmis, les items qu'il contenait sont aussi retirés de l'inscription. Si vous supprimez une facture, les items restent sélectionnés dans l'inscription, mais ne sont plus verrouillés.